Quản lý Hạ tầng Khu đô thị

Phạm Vi Công Việc

Giai Đoạn Chuẩn Bị Vận Hành

PHẦN MỀM • Triển khai các phần mềm quản lý vận hành (Property Cube) và quản lý tài chính (IMT).
• Cập nhật cơ sở dữ liệu dự án lên phần mềm.
• Hiệu chỉnh các quy trình, biểu mẫu trên phần mềm theo đặc thù dự án. NHÂN SỰ • Tuyển dụng nhân sự Ban Quản lý theo tiến độ triển khai.
• Đào tạo nhân sự.
• Xây dựng và chuẩn hóa sổ tay vận hành. TÀI CHÍNH • Rà soát và dự toán ngân sách tiền khai trương.
• Triển khai mua sắm trang thiết bị (CAPEX) và hoàn thiện quy trình, biểu mẫu, báo cáo kế toán trên phần mềm.
• Lập ngân sách vận hành, phân bổ doanh thu và chi phí đúng quỹ. KỸ THUẬT • Kiểm tra, vận hành thử nghiệm, tiếp nhận bàn giao và rà soát hệ thống.
• Tham gia đào tạo vận hành kỹ thuật từ nhà thầu lắp đặt.
• Thiết lập kế hoạch bảo trì và cập nhật trên phần mềm. NHÀ THẦU • Đề xuất tiêu chí mời thầu trên phần mềm.
• Tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và cùng Chủ đầu tư đàm phán hợp đồng.
• Thiết lập biểu mẫu giám sát nhà thầu trên phần mềm. TÀI LIỆU • Nghiên cứu quy định sử dụng tiện ích chung do Chủ đầu tư ban hành.
• Đề xuất phương án vận hành phù hợp.
• Lưu trữ hồ sơ pháp lý, chứng chỉ trên phần mềm.

Giai Đoạn Vận Hành

TIỆN ÍCH & HẠ TẦNG CHUNG KHU ĐÔ THỊ • Quản lý việc sử dụng các khu vực, tiện ích dùng chung.
• Quản lý các dịch vụ (bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan) tại các khu vực chung.
• Đánh giá, kiểm tra định kỳ chất lượng vận hành trên phần mềm. CƯ DÂN/ NGƯỜI SỬ DỤNG • Quản lý việc tuân thủ nội quy, quy định, cung cấp thông tin cần thiết.
• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu sửa chữa, góp ý liên quan đến vận hành tòa nhà.
• Quản lý đăng ký và sử dụng các tiện ích chung qua phần mềm. TÀI CHÍNH • Thu phí quản lý, các khoản liên quan, thanh toán nhà thầu và đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Mua sắm, kiểm soát chi phí theo ngân sách phê duyệt qua phần mềm.
• Thực hiện nghĩa vụ thuế, lập và công bố báo cáo tài chính. KỸ THUẬT • Vận hành, bảo dưỡng các thiết bị kỹ thuật.
• Giám sát việc bảo trì, sửa chữa các hệ thống theo đúng kế hoạch trên phần mềm.
• Đề xuất sửa chữa, cải tạo đến Chủ đầu tư và thực hiện/giám sát nhà thầu thực hiện. HSE & QUẢN LÝ RỦI RO • Xây dựng, triển khai các quy trình chủ động phát hiện và phòng ngừa, ứng phó sự cố và phối hợp với cơ quan chức năng.
• Quản lý, giám sát việc tuân thủ các quy định về HSE.
• Theo dõi và quản lý trên phần mềm thời hạn các giấy phép, chứng chỉ và hồ sơ pháp lý của dự án. BÁO CÁO • Lập và cung cấp các báo cáo định kỳ về tình hình vận hành, chi phí và công tác thu phí từ các bên liên quan.
• Theo dõi, báo cáo các công việc tồn đọng và xây dựng kế hoạch triển khai.
• Đề xuất các giải pháp nâng cấp, cải tiến.