Savills là đơn vị IFM toàn diện, đồng hành cùng đối tác trong hành trình mở rộng quy mô, mang lại sự an tâm xuyên suốt quá trình vận hành mọi lúc, mọi nơi.
Phạm Vi Công Việc
Giai Đoạn Tiền Khai Trương
QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CỦA KHÁCH THUÊ • Xây dựng chiến lược vận hành nơi làm việc và khung quản trị.
• Lập kế hoạch huy động và chuyển tiếp vận hành.
• Xây dựng quy trình vận hành văn phòng.
• Thiết lập mô hình cung cấp dịch vụ và cơ chế báo cáo.
• Xây dựng chiến lược nâng cao trải nghiệm nơi làm việc và gắn kết nhân viên.
• Điều phối giữa chủ nhà, khách thuê và nhà thầu thi công nội thất. quản lý NHÂN SỰ • Tuyển dụng và huy động nhân sự vận hành.
• Xây dựng sơ đồ tổ chức và mô tả công việc.
• Lập kế hoạch nhân sự và lịch phân bổ dịch vụ.
• Đào tạo nghiệp vụ vận hành, an toàn và dịch vụ khách hàng.
• Xây dựng tiêu chuẩn dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.
• Chuẩn bị quy trình hội nhập nhân viên và hỗ trợ nơi làm việc. MUA SẮM & ĐỐI TÁC DỊCH VỤ • Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
• Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và tài liệu mua sắm.
• Xây dựng khung SLA, SOP và KPI.
• Đàm phán hợp đồng và tiêu chuẩn dịch vụ.
• Xây dựng quy trình tiếp nhận nhà cung cấp.
• Thiết lập khung quản lý hiệu suất nhà thầu. QUẢN LÝ TRẢI NGHIỆM TRONG VĂN PHÒNG • Xây dựng quy trình quản lý lễ tân và khách đến làm việc.
• Thiết lập quy trình quản lý phòng họp.
• Xây dựng tiêu chuẩn quản lý khu vực pantry.
• Thiết lập quy trình hỗ trợ nhân viên và xử lý yêu cầu dịch vụ.
• Phát triển các kênh truyền thông nội bộ.
• Xây dựng kế hoạch sự kiện và chương trình gắn kết nhân viên. BÀN GIAO & HỖ TRỢ THI CÔNG • Điều phối các yêu cầu trong giai đoạn thi công nội thất.
• Phối hợp với nhà thầu để đảm bảo quá trình bàn giao thuận lợi.
• Rà soát hệ thống thiết bị văn phòng, kiểm soát ra vào, an ninh và tích hợp công nghệ nơi làm việc.
• Hỗ trợ công tác kiểm tra, chạy thử và nghiệm thu.
• Điều phối việc bàn giao mặt bằng và hoàn tất công tác của nhà thầu thi công nội thất.
• Hỗ trợ đảm bảo mức độ sẵn sàng của nơi làm việc trước khi đưa vào vận hành. ESG & PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG • Hỗ trợ triển khai các mục tiêu ESG và phát triển bền vững.
• Rà soát cơ hội nâng cao hiệu quả sử dụng năng lượng.
• Theo dõi công tác quản lý chất thải và chương trình tái chế.
• Tư vấn hoặc điều chỉnh khung theo dõi ESG.
• Chuẩn bị các yêu cầu báo cáo phát triển bền vững.
• Tích hợp các sáng kiến chăm sóc sức khỏe và phúc lợi.
Giai Đoạn Vận Hành
QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CỦA KHÁCH THUÊ • Quản lý hoạt động vận hành nơi làm việc hàng ngày.
• Vận hành dịch vụ hỗ trợ tích hợp.
• Quản lý các yêu cầu dịch vụ và quy trình xử lý sự cố.
• Theo dõi các chỉ số KPI về chất lượng dịch vụ.
• Điều phối giữa chủ nhà và khách thuê.
• Chuẩn bị báo cáo vận hành và đánh giá định kỳ. QUẢN LÝ TRẢI NGHIỆM TRONG VĂN PHÒNG • Quản lý lễ tân và dịch vụ tiền sảnh.
• Quản lý đăng ký khách và hỗ trợ kiểm soát ra vào.
• Quản lý khu vực pantry và các dịch vụ liên quan.
• Điều phối phòng họp và hỗ trợ tổ chức sự kiện.
• Tổ chức các hoạt động và sáng kiến gắn kết nhân viên.
• Thực hiện khảo sát mức độ hài lòng và các chương trình cải tiến. QUẢN LÝ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG • Quản lý các yêu cầu từ nhân viên và các bên liên quan.
• Điều phối xử lý sự cố và khôi phục dịch vụ.
• Hỗ trợ truyền thông nội bộ liên quan đến dịch vụ nơi làm việc.
• Phối hợp chương trình hội nhập nhân viên mới và định hướng nơi làm việc.
• Hỗ trợ các đơn vị kinh doanh trong các nhu cầu liên quan đến nơi làm việc. KỸ THUẬT & CƠ SỞ VẬT CHẤT • Quản lý hệ thống thiết bị văn phòng (máy pha cà phê, máy lọc nước, tủ lạnh, lò vi sóng, hệ thống trình chiếu phòng họp...) và các hệ thống trọng yếu.
• Giám sát phòng máy chủ và hạ tầng quan trọng.
• Điều phối công tác bảo trì phòng ngừa và khắc phục.
• Quản lý vòng đời tài sản và kế hoạch bảo trì.
• Theo dõi hiệu suất tòa nhà và mức độ tuân thủ kỹ thuật.
• Hỗ trợ kiểm tra, chạy thử và bàn giao dự án. QUẢN LÝ DỊCH VỤ BỔ TRỢ • Quản lý dịch vụ vệ sinh.
• Quản lý dịch vụ an ninh và hỗ trợ kiểm soát ra vào.
• Quản lý khu vực pantry và vật tư tiêu hao.
• Quản lý dịch vụ kiểm soát côn trùng.
• Quản lý cảnh quan và cây xanh nội thất.
• Quản lý chương trình phân loại và tái chế chất thải.
• Điều phối thư tín và dịch vụ chuyển phát. QUẢN LÝ AN TOÀN & ESG • Quản lý các chương trình an toàn, an ninh và tuân thủ.
• Điều phối công tác ứng phó khẩn cấp và kế hoạch đảm bảo tính liên tục trong hoạt động.
• Theo dõi các yêu cầu về pháp lý, ESG và phát triển bền vững.
• Tư vấn và triển khai các sáng kiến tiết kiệm năng lượng, nước và giảm thiểu chất thải.
• Hỗ trợ báo cáo phát triển bền vững và các mục tiêu chứng nhận.
• Thúc đẩy các chương trình cải tiến liên tục.
