Quản lý Bất động sản Thương mại

Phạm Vi Công Việc

Giai Đoạn Tiền Khai Trương

PHẦN MỀM • Triển khai các phần mềm quản lý vận hành (Property Cube) và quản lý tài chính (IMT).
• Cập nhật cơ sở dữ liệu dự án lên phần mềm.
• Hiệu chỉnh các quy trình, biểu mẫu trên phần mềm theo đặc thù dự án. NHÂN SỰ • Tuyển dụng nhân sự Ban Quản lý theo tiến độ triển khai.
• Đào tạo nhân sự.
• Xây dựng và chuẩn hóa sổ tay vận hành. TÀI CHÍNH • Rà soát và dự toán ngân sách tiền khai trương.
• Triển khai mua sắm trang thiết bị (CAPEX) và hoàn thiện quy trình, biểu mẫu, báo cáo kế toán trên phần mềm.
• Lập ngân sách vận hành, phân bổ doanh thu và chi phí đúng quỹ. KỸ THUẬT • Kiểm tra, vận hành thử nghiệm, tiếp nhận bàn giao và rà soát hệ thống.
• Tham gia đào tạo vận hành kỹ thuật từ nhà thầu lắp đặt.
• Thiết lập kế hoạch bảo trì và cập nhật trên phần mềm. NHÀ THẦU • Đề xuất tiêu chí mời thầu trên phần mềm.
• Tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và cùng Chủ đầu tư đàm phán hợp đồng.
• Thiết lập biểu mẫu giám sát nhà thầu trên phần mềm. TÀI LIỆU • Nghiên cứu Sổ tay khách thuê và Hướng dẫn thi công để đề xuất phương án vận hành phù hợp.
• Lưu trữ hồ sơ pháp lý, chứng chỉ trên phần mềm.
• Hoàn thiện phòng chức năng, kế hoạch vận hành bãi đậu xe. KHÁCH THUÊ • Phối hợp cùng Chủ đầu tư trong công tác bàn giao mặt bằng.
• Quản lý thi công và hoàn thiện nội thất của khách thuê trên phần mềm.  

Giai Đoạn Vận Hành

CƠ SỞ VẬT CHẤT • Quản lý tài sản chung qua phần mềm.
• Kiểm soát việc sử dụng khu vực, tiện ích chung đúng quy định.
• Đánh giá, kiểm tra định kỳ chất lượng vận hành qua phần mềm. KHÁCH THUÊ/ KHÁCH HÀNG • Chăm sóc khách hàng, xử lý yêu cầu và phản hồi, cung cấp thông tin cần thiết.
• Quản lý vận hành nội quy, phối hợp bàn giao và nhận lại mặt bằng thuê, kiểm soát khách ra vào tòa nhà trên phần mềm.
• Tổ chức hoạt động, sự kiện nhằm nâng cao trải nghiệm làm việc và tăng cường kết nối cộng đồng. TÀI CHÍNH • Thu phí quản lý, các khoản liên quan, thanh toán nhà thầu và đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Mua sắm, kiểm soát chi phí theo ngân sách phê duyệt qua phần mềm.
• Thực hiện nghĩa vụ thuế, lập và công bố báo cáo tài chính. KỸ THUẬT • Vận hành, bảo dưỡng các thiết bị kỹ thuật.
• Giám sát việc bảo trì, sửa chữa các hệ thống theo đúng quy định.
• Ghi nhận chỉ số tiêu thụ nước của khách thuê trên phần mềm. NHÀ THẦU • Quản lý, giám sát chất lượng công việc của nhà thầu phụ.
• Kiểm tra, đánh giá và nghiệm thu chất lượng dịch vụ, hàng hóa, thiết bị... trên phần mềm.
• Quản lý các hợp đồng bằng phần mềm. HSE & QUẢN LÝ RỦI RO • Xây dựng, triển khai các quy trình chủ động phát hiện và phòng ngừa, ứng phó sự cố và phối hợp với cơ quan chức năng.
• Quản lý, giám sát việc tuân thủ các quy định về HSE.
• Theo dõi và quản lý trên phần mềm thời hạn các giấy phép, chứng chỉ và hồ sơ pháp lý của dự án. BÁO CÁO • Lập các báo cáo tài chính: báo cáo thu chi, công nợ...
• Báo cáo Phát hành và lưu trữ các thông báo của tòa nhà qua phần mềm.​Theo dõi tỷ lệ lấp đầy tòa nhà. 
• Phát hành và lưu trữ các thông báo của tòa nhà qua phần mềm. 
• Theo dõi tỷ lệ lấp đầy tòa nhà.