Kinh nghiệm thuê văn phòng và quy trình tìm kiếm

Thuê văn phòng là quá trình phức tạp và tốn nhiều công sức cho người tìm kiếm. Để tìm kiếm được văn phòng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp cần xem xét rất nhiều yếu tố, vậy nên trong bài viết này Savills sẽ chia sẻ kinh nghiệm và quy trình tìm kiếm và thuê văn phòng phù hợp nhất.

1. Những lưu ý khi đi thuê văn phòng

Lập kế hoạch thuê văn phòng trước khi tìm kiếm

Bước đầu tiên trong quá trình tìm kiếm văn phòng phù hợp đó chính là xác định được chính xác nhu cầu của công ty và được các tiêu chí chọn văn phòng cụ thể:

Xác định diện tích sẽ thuê: Dựa vào số lượng nhân viên của công ty cùng với kế hoạch phát triển nhân sự trong tương lại mà bạn cần phải xác định được diện tích cần thuê là bao nhiêu.  

Bạn có thể tham khảo cách tính diện tích văn phòng sau:

• Mức trung bình: 5 - 6 m2/người
• Mức tiết kiệm diện tích: 3 - 4 m2/người
• Mức tiêu chuẩn: 7 – 10 m2/người

Dự trù ngân sách: Có khá nhiều chi phí khi thuê văn phòng cần phải tlưu ý, bao gồm: chi phí trả trước thuê sàn văn phòng theo hợp đồng, chi phí thi công – thiết kế văn phòng mới, chi phí mua sắm cơ sơ vật chất - đồ dùng văn phòng, chi phí cố định hàng háng cho điện, wifi,… Bạn cần lên danh sách các chi phí cần phải trả phù hợp vời khả năng tài chính của công ty.

Xác định khu vực đặt văn phòng: Vị trí đặt văn phòng của công ty cũng rất quan trọng cho hoạt động kinh doanh của công ty. Nếu công ty bạn là công ty thường xuyên gặp gỡ đối tác và khách hàng để trao đổi về hoạt động kinh doanh thì nên đặt văn phòng ở khu vực trung tâm thành phố để thuận tiện cho việc đi lại và giao tiếp, phần nào cũng tạo sự uy tín trong mắt khách hàng. Trong trường hợp công ty về công nghệ hoặc ít khi gặp gỡ trực tiếp khách hàng thì có thể chọn vị trí đặt văn phòng tại khu vực rìa thành phố có chi phí thuê rẻ hơn. Cùng với đó phải xem xem các yếu tố về tiện ích xung quanh của toà nhà văn phòng như: khu vực gửi xe, khu vực ăn uống cho nhân viên...

Xác định thời gian thuê: Dựa vào kế hoạch phát triển công ty và phát triển nhân sự để xác định rõ ràng thời gian thuê phù hợp.

Dựa vào những yếu tố trên, mỗi doanh nghiệp cần đánh giá các hình thức thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu công ty.

Lựa chọn hình thức thuê văn phòng phù hợp

Hiện nay có nhiều hình thức văn phòng cho thuê phù hợp với quy mô của từng công ty và nhu cầu phát triển riêng. Có 2 hình thức văn phòng doanh nghiệp xem xét để lựa chọn:

• Thuê sàn văn phòng: là hình thức thuê diện tích không gian cố định trong toà nhà để thi công thiết kế văn phòng phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực, định hướng phát triển của công ty.
• Thuê văn phòng trọn gói: là dịch vụ cho thuê văn phòng phát triển mạnh trong những năm trở lại đây, dịch vụ này cho thuê không gian văn phòng đầy đủ nội thất và cơ sở vật chất của văn phòng. Đây cũng là một lựa chọn để các doanh nghiệp có thể xem xét.

Để lựa chọn đúng hình thức thuê văn phòng, xem thêm bài viết: Thuê văn phòng trọn gói hay thuê sàn văn phòng, đâu là lựa chọn hợp lý?

Sau khi đã lên được định hướng chi tiết cho văn phòng, chúng ta sẽ bắt đầu tìm kiếm các thông tin văn phòng cho thuê. Các nguồn thông tin có thể tham khảo như sau:

• Tìm kiếm trên google: Tìm kiếm những nội dung cho thuê trên các website lớn
• Thông qua đơn vị môi giới cho thuê uy tín: Hiện tại có rất nhiều đơn vị môi giới cho thuê bất động sảnthương mại tại Việt Nam, Savills cũng là một đơn vị uy tín trong hoạt động môi giới cho thuê. Bạn có thể tham khảo dịch vụ tại đây: Dịch vụ cho thuê văn phòng.

Khi đã tìm kiếm được những không gian đáp ứng được những tiêu chí đã xác định, chúng ta sẽ trực tiếp tới những địa điểm đó để xem xét và khảo sát thực tế.

Những yếu tố cần xem xét khi khảo sát địa điểm thực tế

• Cơ sở hạ tầng của toà nhà: thang máy, khu vực hầm để xe, các yếu tố phòng cháy chữa cháy, các tiêu chuẩn về không gian, ánh sáng, thông gió của toà nhà…
• Tiện ích toà nhà và xung quanh: tiện ích ăn uống và giải trí của toà nhà
• Diện tích: Diện tích thực tế có đúng với thông tin online không?
• Hiện trang về nội thất và đồ dùng văn phòng: trong trường hợp thuê văn phòng trọn gói bạn cần đánh giá về chất lượng nội thất và các cơ sở vật chất khác.
• Các chi phí có thể phát sinh khác: ví dụ như chi phí gửi xe trong trường hợp toà nhà không có hoặc quá tải về khu vực để xe…

Những lưu ý khi ký kết hợp đồng thuê

• Hợp đồng thuê cần rõ ràng và minh bạch tất các các yếu tố đặc biệt một số điều quan trọng như tiền thuê, tiền cọc, thời gian thuê,…
• Số tiền đặt cọc: thông thường đặt cọc 3 tháng hoặc tùy thỏa thuận giữa các bên.
• Thông tin rõ ràng của các bên để đảm bảo được đang giao dịch với người sở hữu văn phòng hoặc người được ủy quyền hợp pháp.  
• Thông tin về tài sản thuê: Diện tích, cơ sở vật chất sẵn có, vị trí, ..
• Các chi phí cố định và chi phí linh hoạt, các phần chi phí khách thuê phải trả và chủ nhà phải trả cần được ghi rõ ràng trong hợp đồng.  
• Mức tăng giá theo thời gian thuê, thời hạn thanh toán (6 tháng hay 1 năm).
• Trách nhiệm của các bên khi tu sửa đồ dùng và các cơ sở vật chất khác
• Thời hạn thuê, mức bồi thường khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn như thế nào?
• Hợp đồng nên được công chứng, chứng thực để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên.

Trên đây là bài viết chia sẻ kinh nghiệm và các bước giúp bạn tìm kiếm và thuê được văn phòng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

2. Nên thuê văn phòng trọn gói hay thuê sàn

Hình thức thuê văn phòng trọn gói

Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói là mô hình cho thuê văn phòng đã được đầu tư trang bị đầy đủ cơ sở vật chất và các tiện ích đi kèm, khách thuê chỉ cần trả chi phí thuê và một vài phụ phí khác. Mô hình này đang ngày càng phổ biến hơn nhờ giải quyết được nhiều vấn đề cho các công ty vừa và nhỏ.

Thuê văn phòng trọn gói có nhiều ưu điểm dành cho  khách thuê như: 

• Không tốn chi phí về thiết kế, thi công hay mua sắm các cơ sở vật chất,… cho văn phòng làm việc vì những yếu tố này đã được chủ đầu trang bị đầy đủ.
• Linh hoạt và tiện lợi khi quyết định thuê văn phòng trọn gói: Cơ sở vật chất đã được trang bị đầy đủ, nên khách thuê chỉ cần dọn vào sử dụng. Cùng với đó hợp đồng thuê văn phòng trọn gói cũng linh hoạt theo tháng hoặc theo năm nên khách thuê có thể lên kế hoạch tài chính phù hợp với khả năng của doanh nghiệp.
• Văn phòng trọn gói thường được thiết kế hiện đại, sang trọng và hầu hết có vị trí thuận tiện di chuyển mang đến cho khách thuê không gian văn phòng chất lượng với chi phí phải chăng.

Dù vậy, hình thức này cũng còn khá nhiều nhược điểm chưa thực sự phù hợp với những doanh nghiệp lớn – muốn xây dựng một bộ máy nhân sự bài bản và lâu dài. Những nhược điểm đó là:

• Không có không gian riêng tư cho mỗi doanh nghiệp: Văn phòng trọn gói thường sử dụng chung không gian làm việc với nhiều công ty khác, nên ảnh hưởng nhiều đến việc xây dựng văn hoá nội bộ của công ty.
• Ảnh hưởng tính bảo mật thông tin: Sử dụng chung các thiết bị văn phòng như: máy in, máy chiếu… làm ảnh hưởng bảo mật thông tin của doanh nghiệp.
• Không thể hiện thương hiệu tại văn phòng trong mắt đối tác và khách hàng.

Hiện nay với hình thức thuê văn phòng trọn gói để đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhiều khách thuê, những mô hình cho thuê văn phòng trọn gói đa dạng: Co-working space, Hybrid office… đã xuất hiện mang đến cho các doanh nghiệp nhiều lựa chọn hơn. Xem thêm bài viết: Mô hình văn phòng phù hợp startup, doanh nghiệp nhỏ.

Hình thức thuê sàn văn phòng (thuê văn phòng truyền thống)

Thuê sàn văn phòng được hiểu là thuê mặt sàn một phần hoặc toàn bộ tầng trong tòa nhà. Khác với hình thức thuê văn phòng trọn gói, thuê sàn văn phòng là hình thức đã xuất hiện từ rất lâu, khách thuê có thể tự do thiết kế chỉnh sửa khu vực thuê tuỳ theo mục đích riêng. Hiện nay, hình thức này vẫn là hình thức cho thuê phổ biến nhất nhờ sự phù hợp của nó với nhiều doanh nghiệp. 

Những ưu điểm của thuê sàn văn phòng đó là:

• Tự do thiết kế không gian văn phòng phù hợp với thương hiệu và bản sắc của công ty: Thuê sàn văn phòng cho phép doanh nghiệp thể tự do phân chia diện tích theo công năng sử dụng, tạo ra các không gian truyền cảm hứng sáng tạo cho nhân viên thay vì chỉ bó hẹp trong bốn bức tường. Với hình thức này, việc thiết kế văn phòng theo ý thích sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
• Xây dựng văn hoá doanh nghiệp: Xây dựng văn hoá nội bộ là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong sự phát triển của công ty. Với việc tự do thiết kế không gian văn phòng, khách thuê sẽ dễ dàng tạo ra các không gian cho việc tương tác nội bộ được thuận tiện hơn. 
• An toàn, bảo mật thông tin: Khu vực thuê tách biệt với các đơn vị thuê khác, doanh nghiệp tự quản lý diện tích được thuê và các cơ sở vật chất khác nên việc bảo mật thông tin được đảm bảo chắc chắn.
• Tạo sự tin tưởng với đối tác và khách hàng: Việc có một văn  phòng được đầu tư chỉn chu và lâu dài thể hiện sự nghiêm túc của công ty vào hoạt động kinh doanh, điều đó cũng giúp tạo sự tin tưởng trong mắt khách hàng và đối tác.

Mặc dù có nhiều ưu điểm, những hình thức này vẫn chưa hoàn toàn giải quyết được nhiều vấn đề của doanh nghiệp nhỏ như: 

• Cần nhiều vốn cho đầu tư giai đoạn đầu: Doanh nghiệp lựa chọn hình thức này cần nguồn lực khá lớn về để đầu tư cơ sở vật chất lẫn thời gian thực hiện. Chi phí thiết kế và mua cơ sở vật chất như bàn ghế, máy móc cần thiết cho văn phòng chiếm một khoản vốn lớn để đầu tư vào tài sản cố định, có thể gây khó khăn về nguồn vốn cho công ty trong giai đoạn đầu, nhất là đối với công ty có tiềm lực tài chính yếu hoặc đang gặp khó khăn.
• Thông thường các hợp đồng thuê sàn văn phòng thường có thời hạn dài, thường là vài năm, cộng với chi phí đầu tư ban đầu lớn nên việc thay đổi địa điểm cũng sẽ khó khăn hơn, mất nhiều thời gian và chi phí hơn. Điều đó đặt ra vấn đề với các doanh nghiệp khi tìm thuê mặt bằng là phải lựa chọn được địa điểm phù hợp với doanh nghiệp và có thể sử dụng lâu dài.

Trên đây là nhận định so sánh ưu nhược điểm về hình thức thuê văn phòng trọn gói và thuê sàn văn phòng, hy vọng bài viết có thể cung cấp thêm một phần kiến thức và góc nhìn để các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức thuê văn phòng phù hợp. 

Nếu các bạn đang tìm kiếm một không gian văn phòng chất lượng cao tại Hà Nội hoặc Hồ Chí Minh, tham khảo tại đây:  Dịch vụ Cho thuê văn phòng

Tham khảo dịch vụ của Savills: Dịch vụ cho thuê văn phòng

Xem thêm bài viết: 

• Cách đánh giá văn phòng hạng A, B và C
• Chọn cây để bàn làm việc theo mệnh và địa điểm mua